מה חשוב לבדוק לפני שמתחילים תכנון מעבדה חדשה?

לפני שמתחילים תכנון מעבדה חדשה, כדאי לבצע שלב מסודר של איסוף מידע, בדיקת מגבלות והגדרת צרכים. זהו אחד השלבים החשובים ביותר בפרויקט, משום שבנקודה הזו עדיין אפשר לשנות כמעט כל החלטה בקלות יחסית, לפני שמתחילים לתכנן חללים, תשתיות, מנדפים, ריהוט ומערכות.
המטרה היא לא להתחיל לשרטט, אלא להבין אם יש בידינו את כל הנתונים שצריך כדי להתחיל תכנון מעבדה בצורה נכונה. ככל שהמידע המוקדם מדויק יותר, כך קטן הסיכוי לגלות בהמשך דרישות שלא נלקחו בחשבון ושעלולות לחייב שינויים בתכנון, בתקציב או בלוחות הזמנים.

מה חשוב להגדיר לפני שמתחילים תכנון מעבדה?

הבדיקה הראשונה צריכה להתמקד בפעילות עצמה. לא מספיק להגדיר את הפרויקט כמעבדת מחקר, מעבדה כימית, מעבדת פיתוח או מעבדה מיקרוביולוגית. גם שתי מעבדות שעוסקות באותו תחום יכולות לעבוד בצורה שונה לחלוטין ולהזדקק למערכות, תשתיות וחלוקה פנימית שונות.
כדאי להבין אילו תהליכים אמורים להתבצע במעבדה, כמה אנשים משתתפים בהם, אילו חומרים או דוגמאות עוברים בין השלבים ואיזה ציוד משמש בכל שלב. רצוי למפות את התהליך מתחילתו ועד סופו: קבלת חומרים או דוגמאות, אחסון, הכנה, עבודה, בדיקה, תיעוד, העברה בין עמדות ופינוי.
כבר בשלב הזה אפשר לזהות פעילויות שמצריכות הפרדה, מערכות יניקה, תנאי סביבה מיוחדים, אחסון ייעודי או אזורים מבוקרים. חשוב לבדוק גם אילו פעולות מתבצעות במקביל. מעבדה יכולה להיות מתאימה מאוד לתהליך כאשר עובד אחד מבצע אותו, אבל להפוך לצפופה ומסורבלת כאשר מספר עובדים משתמשים באותם מעברים, ציוד ועמדות באותו זמן.
גם מספר המשתמשים חשוב. לא מספיק לדעת כמה עובדים יש בצוות, אלא כמה מהם נמצאים במעבדה בו זמנית, באילו שעות, באילו עמדות ואילו אזורים הם חולקים. כדאי להביא בחשבון גם שעות שיא, אורחים, טכנאים ואנשי תחזוקה שמגיעים למעבדה באופן קבוע.
כדאי גם להבין אילו פעילויות הן קריטיות לתהליך ואילו משניות. אם אזור מסוים משמש שלב מרכזי, נכון לתת לו עדיפות מבחינת מיקום, נגישות ותשתיות. לעומת זאת, פעילות שמתקיימת לעיתים רחוקות לא תמיד מצדיקה שטח מרכזי גדול.

בדיקת החלל, התשתיות והציוד

כאשר המעבדה מוקמת בתוך מבנה קיים, השטח במ"ר הוא רק חלק מהתמונה. צריך לבדוק את הגובה הפנוי, מיקום העמודים, רוחב הדלתות, המסדרונות, המעליות ודרכי הגישה. ציוד יכול להתאים באופן מושלם למקום שבו רוצים להציב אותו ועדיין להיות בלתי אפשרי להכנסה דרך הבניין.
גם המיקום של המעבדה בתוך המבנה חשוב. אם נדרשות מערכות פליטה, תעלות, צנרות או חדרי שירות, צריך לבדוק האם קיימת אפשרות מעשית להעביר אותן. במבנים קיימים עשויות להיות מגבלות של גובה טכני מעל התקרה, שטחים למערכות, מיקום לוחות חשמל, צנרות קיימות ואזורים שאי אפשר לשנות בקלות.
בציוד כבד יש לבחון גם את כושר הנשיאה של הרצפה ואת הדרך שבה המכשיר מגיע למקום ההתקנה. לא מספיק לדעת שהוא נכנס פיזית לחלל. צריך לבדוק האם ניתן להעביר אותו במסלול הגישה, האם נדרש ציוד הרמה והאם המבנה מסוגל לשאת את העומס.
כאשר מדובר בציוד רגיש, כדאי לבדוק גם אם קיימים גורמים סביבתיים שעלולים להשפיע עליו, כמו רעידות, חום, קרבה למערכות מכניות או מקורות הפרעה אחרים.
במקביל צריך להבין אילו תשתיות קיימות במבנה ומה נדרש להוסיף. מערכת חשמל שמתאימה למשרד אינה בהכרח מתאימה למעבדה, וכך גם מערכת המיזוג, המים או התקשורת.
ציוד מעבדתי עשוי לדרוש חשמל בהספקים שונים, גיבוי, מים, מים מטופלים, גזים, אוויר דחוס, ואקום, ניקוז, קירור או תקשורת. במערכת החשמל חשוב לבדוק לא רק אם "יש מספיק חשמל", אלא מהו ההספק הזמין, האם נדרש חיבור ייעודי, האם קיימת דרישה לגיבוי והאם יש מקום בלוחות גם לציוד עתידי.
אותו עיקרון נכון לגבי המיזוג. ציוד מעבדתי יכול לייצר עומסי חום משמעותיים, ולכן צריך להבין כמה חום נפלט לחלל ולא רק מהו שטח החדר.
אם צפויים מנדפים למעבדות, כדאי לבדוק מראש כיצד תתבצע הפליטה והאם קיימת אפשרות לספק את האוויר הנדרש לחלל. גילוי מאוחר של מגבלה כזו יכול להשפיע על מיקום המנדפים, חלוקת החדרים ואף על התכנון הכולל.
כדאי להכין גם רשימת ציוד מפורטת ככל האפשר. עבור כל מכשיר רצוי לדעת את המידות, המשקל, ההספק, חיבורי השירות, עומס החום והמרחב שנדרש להפעלה ולתחזוקה.
חשוב להבחין בין המידות הפיזיות של המכשיר לבין השטח שהוא באמת דורש. מכשיר שרוחבו מטר אינו בהכרח דורש רק מטר. ייתכן שצריך להשאיר סביבו מרחב לפתיחת דלתות, מגירות, חיבורי שירות, תחזוקה או הוצאת רכיבים.
גם גובה הציוד משמעותי. ציוד גבוה יכול להתנגש בתקרה, במנדפים, בתעלות או במערכות אחרות. יש ציוד שרגיש לטמפרטורה, לרעידות או לשינויים בתנאי הסביבה, וציוד אחר דורש קירור, ניקוז או אספקת גז.
חשוב גם להבחין בין ציוד שכבר קיים לבין ציוד שמתוכנן להירכש בעתיד. גם אם המכשיר עדיין לא נמצא במעבדה, ייתכן שכדאי להשאיר עבורו מקום או להכין מראש תשתית. ככל שרשימת הציוד מפורטת יותר, כך ניתן להתחיל תכנון מעבדה על בסיס נתונים אמיתיים ולא על בסיס הנחות.

אחסון, בטיחות, נגישות ותחזוקה

אחסון הוא חלק שצריך להיכנס לתמונה מוקדם. כדאי למפות חומרי גלם, חומרים מתכלים, כלים, ציוד קטן, דוגמאות, מסמכים ומלאי. לא כל דבר צריך להיות בתוך חלל העבודה המרכזי. לעיתים נכון לשמור ליד העמדות רק את מה שנדרש במהלך היום ואת יתר המלאי להעביר לאזור אחסון נפרד.
כדאי גם להפריד בין סוגי אחסון שונים: אחסון תפעולי יומיומי, מלאי לתקופה ארוכה יותר, דוגמאות, ציוד שאינו בשימוש קבוע וחומרים בעלי דרישות אחסון מיוחדות.
כאשר המעבדה כוללת חומרים בעלי דרישות אחסון שונות, יש להתאים את פתרונות האחסון לסוגי החומרים, לכמויות, לאופן השימוש ולדרישות הבטיחות הרלוונטיות. גם מיקום האחסון חשוב: חומר שנדרש מספר פעמים ביום צריך להיות נגיש, בעוד שמלאי גדול שאינו בשימוש שוטף לא חייב לתפוס שטח יקר באזור העבודה.
לפני שמתחילים את התכנון כדאי לזהות גם אילו דרישות בטיחותיות ותפעוליות משפיעות על הפעילות. במעבדות מסוימות קיימות דרישות שקשורות להפרדה בין אזורים, בקרת גישה, ניקיון, אחסון, מערכות יניקה, תנאי סביבה או תהליכי עבודה מוגדרים.
צריך לבדוק האם קיימים תהליכים שלא נכון לבצע בסמיכות זה לזה, האם נדרשים אזורים ייעודיים לפעילויות מסוימות ואילו נתיבי גישה חייבים להישאר פנויים.
נגישות לציוד חירום, יציאות ודרכי תנועה צריכה להישמר גם לאחר שכל הריהוט והציוד מותקנים. על הנייר הכול יכול להיראות נגיש, אבל במצב עבודה אמיתי ארון פתוח, עגלה או מכשיר נייד יכולים ליצור חסימה.
כאשר קיימים תהליכים רגישים או אזורים שמצריכים תנאים מבוקרים, כדאי להגדיר את הצורך כבר בשלב הבדיקות המקדימות ולבחון אם נדרשים חדרים נקיים, אזורי מעבר או הפרדות נוספות.
גם התחזוקה צריכה להיות חלק מהבדיקה המוקדמת. מערכות וציוד דורשים שירות, ולכן חשוב לבדוק מראש כיצד ניתן יהיה להגיע אליהם. אם מכשיר גדול מותקן בצמוד לקיר בלי מרחב שירות, או אם מערכת חשובה נמצאת מאחורי ריהוט קבוע, כל טיפול עתידי עלול להפוך למורכב.
אותו דבר נכון לגבי מערכות מיזוג, מנדפים, מסננים, צנרות וחיבורי שירות. כדאי לחשוב גם על תהליך ההחלפה: אם מכשיר כבד צריך לצאת בעתיד, האם קיימת דרך להוציא אותו בלי לפרק קירות או ריהוט? האם ניתן להכניס ציוד חדש באותו מסלול?
מרחבי שירות אינם שטח מבוזבז. הם חלק מהיכולת להפעיל את המעבדה בצורה נכונה לאורך זמן.

תכנון לעתיד, גמישות ותקציב

מעבדות, ובמיוחד מעבדות מחקר ופיתוח, אינן תמיד נשארות באותו מצב לאורך שנים. ציוד חדש נכנס, עובדים נוספים מצטרפים, תהליכים משתנים ולעיתים הפעילות מתרחבת לכיוונים שלא היו קיימים בתחילת הדרך.
לא ניתן לחזות כל שינוי, אבל אפשר לזהות תרחישים סבירים. אם ידוע שהצוות צפוי לגדול, שהמעבדה עשויה לקבל מכשור נוסף או שקיים תכנון להרחבת הפעילות, כדאי להתחשב בכך כבר בשלב הבדיקות המקדימות.
לפעמים מספיק להשאיר מקום פנוי, נתיב תשתיות, רזרבה בלוחות או אפשרות לשנות ריהוט כדי למנוע עבודות מורכבות בעתיד.
גמישות אינה אומרת להשאיר שטחים ריקים ללא סיבה, אלא לזהות מראש היכן קיים סיכוי גבוה לשינוי ולתכנן את האזור כך שיוכל להתמודד איתו. מעבדה שמיועדת לתהליך קבוע יכולה להיות מתוכננת אחרת ממעבדת מחקר שבה ציוד ופרויקטים משתנים בתדירות גבוהה.
גם התקציב צריך להיות חלק מההגדרה המוקדמת. כדאי להבחין בין דרישות הכרחיות לפעילות לבין פתרונות רצויים שניתן לשקול בהתאם למסגרת התקציב.
אבל חשוב לא להסתכל רק על עלות ההקמה הראשונית. מערכת זולה יותר יכולה להיות יקרה יותר לאורך זמן אם היא צורכת יותר אנרגיה, דורשת תחזוקה תכופה, מקשה על גישה לציוד או אינה מאפשרת שינויים עתידיים.
כדאי להביא בחשבון גם השבתות. מערכת שקשה לתחזק או ציוד שאין אליו גישה יכולים לגרום לכך שטיפול קטן ישבית חלק מהמעבדה לזמן ארוך יותר.
לכן נכון לבחון את התקציב גם מנקודת מבט של מחזור החיים: הקמה, תפעול, תחזוקה, שינויים עתידיים והשבתות.
לפני שמתחילים תכנון מעבדה חדשה, כדאי להגיע עם תמונה ברורה של הפעילות, הציוד, המבנה, התשתיות, המשתמשים, התחזוקה וההתפתחות העתידית. ככל שהמידע הזה מוגדר טוב יותר, כך ניתן להתחיל את התכנון על בסיס צרכים אמיתיים ולצמצם החלטות מאוחרות שעלולות לייקר או לסבך את הפרויקט.